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Cómo implementar capacitación online sin cometer errores de principiante


Digitalizar la capacitación cuesta, y no me refiero solamente a la inversión, sino a la incertidumbre que genera, ¿Cuál será la reacción de los colaboradores?, ¿Qué problemas técnicos se presentarán?, entre otros. La buena noticia es que te puedes ahorrar todas estas preocupaciones si sigues un protocolo de implementación. A continuación te presento un check list con los principales aspectos a considerar antes de lanzar tu programa de capacitación online.

Coordinador responsable

Este primer item parece obvio pero vaya que a veces se nos olvida. La puesta en marcha de un proyecto a escala como es el caso de la capacitación online requiere orden, es en estas circunstancias donde emerge la figura del coordinador responsable. Este debe ser la aduana de la comunicación, además gracias a que conoce la metodología y la tecnología al revés y al derecho, es una voz autorizada para la toma de decisiones.

Un error típico es que no hay un coordinador definido y distintas miembros del equipo asumen por momentos esta función, la consecuencia de ello es que se lanza el programa dejando cabos sueltos.

Cursos revisados y publicados en la plataforma

Cada usuario que se va a capacitar debe tener asignado los cursos que le competen antes del lanzamiento. Tengamos en cuenta que el usuario al recibir la invitación al programa de capacitación, probablemente ingrese a la plataforma en línea para revisar justamente los cursos que allí se encuentran. Imaginen si resulta que no hay ningún contenido, pues estaremos desperdiciando una oportunidad de oro para engancharlo con el programa.

Correcto registro de usuarios

Sin usuarios no hay capacitación. Aparentemente no hay mayor ciencia en registrar a los usuarios en la plataforma de capacitación, pero cuando no se tiene una base de datos con información precisa, surgen los típicos problemas: no llegan las notificaciones, asignación errónea de cursos, etc. Para evitar estos desbarajustes verifica la información antes de subirla a la plataforma.

Envío de publicidad previa

No tomar por sorpresa a los colaboradores, antes que le llegue alguna notificación de capacitación, realizar una pequeña campaña de comunicación. Esta comunicación se puede establecer a través de un mailing interno, en el cual se vende los beneficios del programa para el colaborador, por ejemplo, señalarles que podrán capacitarse desde su smartphone.

Mensaje de bienvenida

El día del lanzamiento asegúrate que el mensaje de bienvenida contenga las indicaciones básicas para que al usuario le resulte fácil interactuar por primera vez con la plataforma en línea. Una buena idea puede ser enviarles un video tutorial breve con el recorrido básico que deben seguir para iniciar y concluir un curso. También es oportuno advertir en la bienvenida algún requerimiento técnico crítico como por ejemplo la no compatibilidad con algún navegador, o cómo restablecer su contraseña.

Finalmente, hay otros aspectos no menos importantes a tener en cuenta como configurar el look and feel, verificar que el sistema de notificaciones esté activo, asegurar la habilitación de equipos desde los cuales los usuarios van a acceder a la capacitación.

Lo importante es que antes de comunicar el inicio de tu programa de capacitación, te asegures que todo lo que tiene que estar esté, y esté bien.