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Daniel A. Carrión 442, Magdalena del Mar LIMA 21

 

Menos es más.

Cómo implementar capacitación online sin cometer errores de principiante

 

Introducir una nueva herramienta tecnológica cuesta, y no me refiero solamente a la inversión, sino a la incertidumbre que genera, ¿cuál será la reacción de los colaboradores?,  ¿qué problemas técnicos se presentarán?, entre otros. La buena noticia es que te puedes ahorrar todas estas preocupaciones si sigues un protocolo de implementación. A continuación te presento un check list con los principales aspectos a considerar antes de lanzar tu programa de capacitación online.


 

Coordinador responsable


Este primer item parece obvio pero vaya que a veces se nos olvida. La puesta en marcha de un proyecto a escala como es el caso de la capacitación online requiere orden, es en estas circunstancias donde emerge la figura del coordinador responsable. Este debe ser la aduana de la comunicación, además gracias a que conoce la metodología y la tecnología al revés y al derecho, es una voz autorizada para la toma de decisiones


Un error típico es que no hay un coordinador definido y distintas miembros del equipo asumen por momentos esta función, la consecuencia de ello es que se lanza el programa dejando cabos sueltos, lo cual es fatal porque, como se mencionó, es una implementación de carácter masivo. Por ejemplo, nos ha pasado que clientes apresurados lanzan su capacitación sin configurar correctamente el calendario, entonces a los usuarios les llega notificaciones con fechas incorrectas, ya supondrás las quejas y comentarios que se generan por este error.  


 

Cursos revisados y publicados en la plataforma


Lanzar tu capacitación online sin cursos dispuestos en la plataforma en línea, es como la inauguración de un campeonato de futbol sin el partido de apertura. Tengamos en cuenta que el usuario al recibir la invitación al programa de capacitación, probablemente desee ingresar a la plataforma en línea para experimentar justamente con alguno de los materiales o actividades que allí se encuentran. Imaginen si resulta que no hay ningún contenido, pues estaremos desperdiciando una oportunidad de oro. Por ello, asegúrate de causar una primera buena impresión con contenido bien trabajado.


 

Registro de usuarios correcto


Este punto debería ir al inicio, obvio, sin usuarios no hay capacitación. Aparentemente no hay mayor ciencia en registrar a los usuarios en la plataforma de capacitación, pero cuando no se tiene una base de datos bien trabajada se generan los típicos: no me llegan las notificaciones, a este usuario no le corresponde ese tema, etc. Para evitar todos estos desbarajustes asegúrate de tener la lista de todos los usuarios que participarán y que sus datos estén actualizados.


 
Envío de publicidad previa


No tomar por sorpresa a los colaboradores y que se den por enterados de la novedad el mismo día del lanzamiento. Se debe preparar a los usuarios con información previa. Esta comunicación se puede establecer a través de un mailing interno, en el cual se vende los beneficios del programa para el colaborador, por ejemplo, señalarles que podrán capacitarse desde su smartphone.


 

Mensaje de bienvenida


El día del lanzamiento asegúrate que el mensaje de bienvenida contenga las indicaciones básicas para que al usuario le resulte fácil interactuar por primera vez con la plataforma en línea. Una buena idea puede ser enviarles un video tutorial breve con el recorrido básico que deben seguir para iniciar y concluir una actividad de capacitación. También es oportuno advertir en la bienvenida algún requerimiento técnico crítico como por ejemplo la no compatibilidad con algún navegador, o cómo restablecer su contraseña. 


Finalmente, hay otros aspectos no menos importantes a tener en cuenta como configurar el look and feel, verificar que el sistema de notificaciones esté activo, asegurar la habilitación de equipos desde los cuales los usuarios van a acceder a la capacitación.

 

Lo importante es que antes de apretar el botón rojo para comunicar el inicio de tu programa de capacitación, te asegures que todo lo que tiene que estar esté, y esté bien.

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